A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) entrou em vigor em setembro de 2020. Com ela muitas empresas ainda estão inseguras de quem deve e como implementar esta legislação.
Um dos setores que deve ficar mais atento é o de Recursos Humanos nas empresas. Isso porque, há o tratamento de dados dos funcionários a todo momento, tanto na pré-contratação, contratação e após, na demissão.
Enquanto o colaborador está prestando serviços na empresa, seus dados estão aparentemente seguros, sendo tratados em conformidade à legislação vigente, ao menos é o que se espera, que as empresas se adequem à legislação o mais breve possível.
Porém, e quando o funcionário é desligado da empresa? O que fazer com seus dados? Poderiam estes ser simplesmente descartados? É possível que o funcionário revogue o consentimento dado para empresa? Seria este consentimento automaticamente revogado?
Pois bem, estas e outras perguntas são de extrema relevância e é aí que a empresa deve ficar atenta aos comandos legais para não incidir em ilícitos e consequentemente ser impostas sanções, punições, multas e até indenizações.
No caso do tratamento dos dados para fins de extinção do contrato de trabalho ou prestação de serviços, a empresa deve se atentar a estes artigos da LGPD:
- “Art. 7º O tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses:
I – mediante o fornecimento de consentimento pelo titular;
II – para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
V – quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;”
- “Art. 15. O término do tratamento de dados pessoais ocorrerá nas seguintes hipóteses:
I – verificação de que a finalidade foi alcançada ou de que os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes ao alcance da finalidade específica almejada;
II – fim do período de tratamento;
III – comunicação do titular, inclusive no exercício de seu direito de revogação do consentimento conforme disposto no § 5º do art. 8º desta Lei, resguardado o interesse público; o
IV – determinação da autoridade nacional, quando houver violação ao disposto nesta Lei.
- Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades:
I – cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
II – estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
III – transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos nesta Lei; ou
IV – uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
Observe-se que, mesmo após o encerramento do contrato de trabalho, a empresa pode permanecer com os dados do colaborados, resguardada pelo art. 16, I, supra citado, pois, caso o funcionário ingresse com uma reclamação trabalhista, a empresa tem o direito de se defender, dentro do prazo prescricional de 5 (cinco) anos, daqueles documentos necessários ao deslinde da causa, entre eles o contrato de trabalho, cartões de ponto, entrevista, pesquisas internas, dados esses que permanecerão armazenados pelo prazo legal.
Com isso, ainda que haja a revogação do consentimento pelo titular dos dados, este não pode simplesmente proibir que a empresa armazene seus dados, dos quais serão utilizados exclusivamente para cumprimento de dever ou obrigação legal ou regulatória.
Sendo assim, importantíssimo a empresa estar adequada a LGPD, bem como, implementar todos os documentos e procedimentos necessários para que esteja em conformidade com esta legislação, evitando assim as sanções cabíveis.